Issus du logiciel libre, les wikis, autrefois réservés à quelques férus d’informatique, gagnent aujourd’hui le monde de l’entreprise. Pour Cooperatique.com, Ludovic Dubost (Xwiki) nous présente les points forts de cette technologie et les facteurs clés de succès pour sa mise en place.

Ludovic Dubost, 34 ans, a successivement occupé des fonctions de développeur chez Netscape, puis de Directeur Technique chez Netvalue. Dans cette société, il a été l’un des pionniers français de l’utilisation des wikis en entreprise. Aujourd’hui, il revient pour nous sur les avantages de cet outil.

En tant que Directeur Technique, qu’est-ce qui vous a poussé à mettre en place un wiki ?

Pour organiser les connaissances au sein de l’équipe technique, nous avons d’abord utilisé des systèmes classiques de bases de données, ou encore de répertoire partagé avec gestion de versions (CVS). Mais aucun de ces outils ne nous donnait entière satisfaction. En 2000, nous avons donc décidé d’essayer un wiki, plus précisément Twiki.

Petit à petit, les membres de l’équipe ont commencé à créer des pages. Progressivement, le Marketing et les consultants ont également adopté l’outil, très apprécié pour sa souplesse et sa rapidité. A tel point que l’initiative Wiki s’est poursuivie après le rachat de Netvalue par Nielsen NetRatings : Twiki est toujours utilisé aujourd’hui, y compris aux Etats-Unis.

Quels sont les avantages d’un wiki ?

L’avantage principal est la disponibilité immédiate d’une information à jour. Dès que l’utilisateur clique sur « sauvegarder », sa contribution est immédiatement en ligne et ses collègues peuvent l’enrichir ou la modifier.

Par ailleurs, sur un projet, les wikis sont un outil d’interaction qui structure l’information, là où la communication par e-mail la dilue. Ils permettent de réduire la courbe d’apprentissage pour les nouveaux intervenants. Il nous a par exemple été possible de préparer un projet confidentiel sur une zone protégée de notre wiki, avant de communiquer plus largement vers l’ensemble des équipes. A ce moment-là, il nous a suffi de déverrouiller l’espace protégé, et tous les collaborateurs concernés ont pu avoir accès immédiatement aux informations et travaux préparatoires déjà réalisés. De la même façon, le Wiki facilite l’accès à l’information pour les nouvelles recrues, ou lors des réorganisations des ressources humaines.

Avez-vous rencontré des difficultés dans la mise en place de Twiki ?

Bien sûr ! Je dirais que le principal obstacle à dépasser est la timidité naturelle des gens, qui hésitent à partager leur travail tant qu’il n’est pas finalisé. Je me souviens en particulier de notre documentaliste, qui était une personne perfectionniste : elle avait l’habitude de ne fournir ses livrables que lorsqu’ils lui paraissaient vraiment achevés, voire parachevés. Il a été un peu difficile au début de lui faire accepter de travailler sur le wiki et de livrer son travail au fil de l’eau. Mais en définitive, cela fut très profitable à l’équipe, en permettant de réagir plus vite, et d’améliorer les documents en temps réel.

Quels sont les facteurs qui vous paraissent importants pour réussir la mise en place d’un wiki ?

Je distinguerais deux phases. D’abord, le wiki doit être poussé en interne pour encourager les équipes à s’en servir. Pour ma part, surtout au début, j’ai joué ce rôle de stimulation permanente. En un deuxième temps, il est important de responsabiliser les managers sur la partie du wiki qui les concerne. A eux de prendre le relais sur ce rôle d’animation, et de veiller à ce que l’information soit périodiquement reclassée, débarrassée des doublons, etc.

Avez-vous été amené à adapter Twiki à vos besoins ?

Dans le partage des connaissances, le fond prime sur la forme. Néanmoins, nous avons été amenés à rendre l’interface de Twiki plus conviviale, pour encourager les contributions.

Cette expérience des wikis vous a donné envie de développer votre propre moteur de wiki, Xwiki. Pouvez-vous nous le présenter ?

Aujourd’hui, la plupart des moteurs de wiki proposent des fonctionnalités similaires, répondant à une série de besoins, mais souffrant des manques inhérents aux langages dans lesquels ils ont été écrits, généralement des langages de scripts comme PERL ou PHP. Ils sont notamment peu adaptés aux « gros » wikis, ce qui fait que leurs administrateurs risquent de rencontrer des difficultés au-delà d’une certaine masse critique de données. A l’inverse, Xwiki, écrit en Java, est particulièrement évolutif. C’est un wiki orienté objet, dans lequel chaque page peut être définie comme une instance d’un objet avec certaines propriétés. Cette infrastructure sous-jacente est parfaitement transparente pour l’utilisateur aux besoins classiques, qui souhaite utiliser son wiki pour créer et éditer facilement du contenu. Mais elle apporte en plus la souplesse et la rapidité du Wiki à d’autres types de documents que des pages HTML, comme par exemple des formulaires de bases de données ou des feuilles de calcul : il devient alors très facile de les éditer et de les compléter collectivement.

Pour en savoir plus :

Xwiki.org : plate-forme de développement de Xwiki
Xwiki.com : offre d’hébergement de wikis motorisés par Xwiki